Reciba una alerta cuando llegue un email urgente
¿Cómo avisar a un equipo de guardia cuando llega un email urgente?
Cuando se envía un correo electrónico urgente, ya sea una persona o un sistema automático, puede requerir una reacción rápida de los responsables o de los equipos sobre el terreno.
Sin embargo, con un buzón de correo convencional, nada garantiza que un email entrante se vea a tiempo, sobre todo fuera del horario laboral.
Por eso es fundamental contar con un sistema que avise únicamente a las personas de guardia durante su turno, sin molestar al resto del equipo.
Planifique qué personal de guardia debe recibir el email
Planitel hace que la planificación de guardias sea eficaz.
Además de desviar automáticamente las llamadas a las personas de guardia, Planitel le permite configurar alertas cada vez que se recibe un correo electrónico importante.
Esta función envía las alertas sobre un email urgente solo a las personas que figuran en el cuadrante de guardias, de modo que el resto del equipo no recibe molestias.
Elija qué emails activan una alerta
Con las alertas por email de Planitel, puede definir criterios para identificar los correos importantes que requieren una alerta:
- Dirección específica: filtre los emails recibidos en una dirección dedicada a las emergencias.
- Asunto del email: tenga en cuenta solo los correos que contengan una palabra clave concreta en el asunto.
- Contenido del mensaje: detecte un código, una palabra o una frase concreta en el cuerpo del correo.
Qué ocurre cuando llega un email importante
Planitel le permite configurar varios tipos de alerta para avisar al personal de guardia de la llegada de un correo electrónico importante:
- Reenvío inmediato del email: el correo se reenvía directamente a las personas de guardia.
- SMS automático: se genera un SMS para avisar al personal de guardia de que ha llegado un email importante.
- Llamada automática: se activa automáticamente una llamada telefónica con un mensaje pregrabado.
Este último tipo de alerta es especialmente eficaz, ya que el teléfono sigue sonando hasta que la persona de guardia contesta.
También puede exigir una confirmación pulsando una tecla, por ejemplo la tecla asterisco.
Alertas por email: en resumen
Planitel no solo garantiza que ningún email importante pase desapercibido, sino que también reduce los tiempos de respuesta.
Al planificar los turnos de guardia y configurar las alertas adecuadas, Planitel se asegura de que las personas indicadas estén informadas rápidamente, para una respuesta ágil y eficaz ante una emergencia.