Cuadrante de guardias: cómo gestionar su servicio telefónico de guardia
¿Cómo se añade al personal de guardia en Planitel?
Un cuadrante de guardias en línea asigna automáticamente una persona a cada franja horaria y le desvía las llamadas entrantes, sin ningún trabajo manual. La configuración en Planitel empieza por registrar a todas las personas implicadas en atender el número de guardia.
Necesitará el nombre y el número de teléfono de cada persona (normalmente su móvil). Puede añadir varios números de contacto por persona, que se llamarán en orden si el primero no responde.
También puede añadir un servicio, como la recepción durante el horario de oficina. Cada persona de guardia aparece en un color diferente.
¿Cómo se rellena el cuadrante de guardias?
Una vez registrado el equipo, rellenar el cuadrante es muy sencillo.
Basta con seleccionar una persona o un servicio y arrastrarlo al calendario.
Numerosas funciones facilitan esta tarea, como los periodos de guardia predefinidos o las opciones de copia.
Puede asignar varias personas a la misma franja horaria para cubrir cualquier necesidad de escalado.
¿Cómo se configura un escenario de escalado?
Si una persona o un equipo no responde, hay varios escenarios posibles:
- Desvío automático de la llamada a uno o varios supervisores.
- Un contestador personalizado, con o sin opción de respuesta.
Si la persona que llama deja un mensaje, este se envía automáticamente por correo electrónico como archivo adjunto. También puede recibir un SMS con un enlace al mensaje.
También hay alertas disponibles para avisarle si una llamada no ha sido atendida por el equipo de guardia.
¿Cómo se automatiza el desvío de llamadas?
Una vez definido el cuadrante, Planitel desvía automáticamente sus llamadas de guardia según las fechas y horas que haya establecido.
Se acabaron los desvíos manuales, se acabó pasar los teléfonos de mano en mano.
Y siempre podrá modificar el cuadrante en tiempo real a través de la interfaz en línea.
¿Se puede consultar y modificar el cuadrante en tiempo real?
El responsable del servicio de guardia puede ver al instante si la cobertura está garantizada las 24 horas.
Puede recibir un aviso por correo electrónico si un turno del cuadrante no está cubierto, y modificar un desvío de llamada desde cualquier lugar, en tiempo real, ante cualquier imprevisto.
El acceso a estadísticas detalladas, con la posibilidad de dejar un comentario, ayuda a mejorar la calidad del servicio y a mantenerse siempre localizable, 24/7.