Servicio telefónico de guardia automatizado: cero llamadas perdidas, 24/7
¿Qué es un servicio telefónico de guardia?
Un servicio telefónico de guardia es un período definido durante el cual una línea telefónica permanece abierta y atendida, para garantizar que toda llamada entrante se reciba y se gestione — especialmente en una emergencia, o cuando se necesita continuidad de servicio o asistencia.
Organizarlo correctamente requiere una organización específica: un cuadrante de personas disponibles para atender llamadas y la infraestructura técnica necesaria para gestionarlas.
Tipos de servicio telefónico de guardia
Un servicio telefónico de guardia puede gestionarse internamente, con los propios equipos de la organización, o externalizarse a un proveedor especializado en atención telefónica.
Gestionarlo internamente ofrece la ventaja de un mejor conocimiento del contexto y de los procedimientos específicos. El personal implicado tiene acceso al historial de casos, acceso directo a las herramientas internas y capacidad para decidir rápidamente — especialmente en caso de emergencia.
¿Cómo gestionar su número de guardia?
Estos son los requisitos esenciales para poner en marcha una línea telefónica de guardia:
- Un número de teléfono único para recibir las llamadas.
- Un equipo de guardia definido.
- Un cuadrante fácil de usar para organizar la rotación.
- Un aviso a cada miembro del equipo al inicio de su turno.
- Desvío automático desde el número único hacia la persona programada.
- Opciones de escalado en caso de no respuesta.
- Un plan definido en caso de que el equipo de guardia no pueda ser localizado.
- Un seguimiento preciso de las llamadas de guardia o de urgencia.
Planitel: la solución completa para su servicio de guardia
Al vincular su número de guardia a un cuadrante accesible en línea, Planitel asegura todas las llamadas de guardia o de urgencia, a la vez que facilita enormemente la organización de su rotación.
Elección del número
Puede conservar su número de guardia actual, o dejar que Planitel le proporcione uno nuevo vinculado a su cuadrante.
Creación del cuadrante
El cuadrante de guardias de su equipo puede prepararse con meses de antelación, gracias a funciones de copia y a periodos de guardia predefinidos.
Desvío automático de llamadas
Se acabaron los desvíos manuales, se acabó pasar el móvil de guardia de mano en mano.
Con el enrutamiento automatizado, las llamadas se redirigen a la persona de guardia según el cuadrante definido. Este sistema elimina los errores de los cambios manuales, garantiza la continuidad del servicio y simplifica enormemente la organización interna.
Modificación en tiempo real
En caso de ausencia imprevista o avería del teléfono, el cuadrante puede modificarse desde cualquier lugar, en cualquier momento, en cuestión de segundos.
Cada cambio se aplica de inmediato en el desvío de llamadas.
Escenarios en caso de no respuesta
- Escalar las llamadas hacia otras personas sin límite, con sus propios parámetros (tiempo de timbre, repeticiones, etc.).
- Si el equipo de guardia no responde, transferir la llamada a un supervisor.
- Configurar un contestador personalizado con envío del mensaje por correo electrónico.
- Y más.
Alertas
Planitel le ofrece una amplia gama de alertas por correo electrónico o SMS:
- Avise a su equipo de los próximos periodos de guardia (varios recordatorios posibles)
- Reciba un aviso en cuanto entra una llamada
- Reciba un aviso cuando una llamada queda sin respuesta
- Reciba un aviso cuando se deja un mensaje de voz
- Reciba un aviso si ha olvidado rellenar el cuadrante de guardia
- Y más
Para saber más, contáctenos a través de nuestro formulario de contacto.