Bereitschaftsplan: So organisieren Sie Ihre telefonische Rufbereitschaft
Wie legen Sie Bereitschaftspersonal in Planitel an?
Ein Online-Bereitschaftsplan weist jedem Zeitfenster automatisch eine Person zu und leitet eingehende Anrufe ohne manuellen Aufwand an sie weiter. Die Einrichtung in Planitel beginnt damit, alle Personen zu erfassen und anzulegen, die Anrufe auf der Bereitschaftsnummer entgegennehmen.
Sie benötigen von jeder Person Namen und Telefonnummer (in der Regel die Mobilnummer). Sie können pro Person mehrere Kontaktnummern hinterlegen, die der Reihe nach angerufen werden, wenn die erste nicht antwortet.
Sie können auch eine Abteilung hinzufügen – etwa den Empfang während der Bürozeiten. Jede Bereitschaftsperson erscheint in einer anderen Farbe.
Wie füllen Sie den Bereitschaftsplan aus?
Sobald Ihr Team angelegt ist, ist das Ausfüllen des Plans denkbar einfach.
Wählen Sie einfach eine Person oder Abteilung aus und ziehen Sie sie in den Kalender.
Vordefinierte Bereitschaftszeiträume und Kopierfunktionen beschleunigen das zusätzlich.
Sie können demselben Zeitfenster mehrere Personen zuweisen, um jeden Eskalationsbedarf abzudecken.
Wie richten Sie ein Eskalationsszenario ein?
Wenn eine Person oder ein Team nicht antwortet, sind mehrere Szenarien möglich:
- Automatische Weiterleitung des Anrufs an eine oder mehrere vorgesetzte Personen.
- Eine individuelle Mailbox, mit oder ohne Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen.
Hinterlässt der Anrufer eine Nachricht, wird sie automatisch als Anhang per E-Mail versendet. Sie können außerdem eine SMS mit einem Link zur Nachricht erhalten.
Zusätzlich stehen Alarme zur Verfügung, die Sie benachrichtigen, wenn ein Anruf vom Bereitschaftsteam nicht angenommen wurde.
Wie wird die Anrufweiterleitung automatisiert?
Sobald der Plan steht, leitet Planitel Ihre Bereitschaftsanrufe automatisch gemäß den von Ihnen festgelegten Daten und Uhrzeiten weiter.
Schluss mit manuellen Rufumleitungen und mit Telefonen, die von Hand zu Hand gehen.
Und Sie können den Plan jederzeit über die Online-Oberfläche in Echtzeit ändern.
Lässt sich der Plan in Echtzeit prüfen und ändern?
Die für den Bereitschaftsdienst verantwortliche Person sieht auf einen Blick, ob die Abdeckung rund um die Uhr gewährleistet ist.
Sie kann per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein Dienst im Plan nicht besetzt ist, und bei unvorhergesehenen Ereignissen eine Anrufweiterleitung jederzeit und von überall in Echtzeit ändern.
Der Zugriff auf detaillierte Statistiken mit Kommentarfunktion hilft, die Servicequalität zu verbessern und rund um die Uhr voll erreichbar zu bleiben.