Alarmierung bei Eingang einer dringenden E-Mail
Wie alarmiert man ein Bereitschaftsteam, wenn eine dringende E-Mail eingeht?
Wird eine dringende E-Mail gesendet, ob von einer Person oder von einem automatischen System, kann sie eine schnelle Reaktion der Entscheidungsträger oder der Teams vor Ort erfordern.
Doch bei einem herkömmlichen Postfach ist keineswegs garantiert, dass eine eingehende E-Mail bemerkt wird, vor allem außerhalb der Geschäftszeiten.
Deshalb ist es entscheidend, ein System einzurichten, das nur die Personen alarmiert, die gerade Bereitschaft haben, ohne den Rest des Teams zu stören.
Planen Sie, welche Bereitschaftskräfte die E-Mail erhalten
Planitel macht die Planung des Bereitschaftsdienstes effizient.
Neben der automatischen Weiterleitung von Anrufen an die Bereitschaftskräfte können Sie mit Planitel Alarme einrichten, sobald eine wichtige E-Mail eingeht.
Diese Funktion sendet Alarme zu einer dringenden E-Mail ausschließlich an die im Bereitschaftsplan eingetragenen Personen, sodass der Rest des Teams ungestört bleibt.
Legen Sie fest, welche E-Mails einen Alarm auslösen
Mit den E-Mail-Alarmen von Planitel definieren Sie Kriterien, um die wichtigen E-Mails herauszufiltern, die einen Alarm erfordern:
- Bestimmte Adresse: Filtern Sie E-Mails, die an eine eigens für Notfälle vorgesehene Adresse gesendet werden.
- Betreff der E-Mail: Berücksichtigen Sie nur E-Mails mit einem bestimmten Schlüsselwort in der Betreffzeile.
- Inhalt der Nachricht: Erkennen Sie einen bestimmten Code, ein Wort oder eine Wendung im Text der E-Mail.
Was beim Eingang einer wichtigen E-Mail geschieht
Mit Planitel richten Sie verschiedene Arten von Alarmen ein, um die Bereitschaftskräfte über den Eingang einer wichtigen E-Mail zu informieren:
- Sofortige E-Mail-Weiterleitung: Die E-Mail wird direkt an die Bereitschaftskräfte weitergesendet.
- Automatische SMS: Eine SMS wird erzeugt, um die Bereitschaftskräfte über den Eingang einer wichtigen E-Mail zu informieren.
- Automatischer Anruf: Ein Telefonanruf mit einer vorab aufgezeichneten Ansage wird automatisch ausgelöst.
Diese letzte Alarmart ist besonders wirksam, da das Telefon so lange klingelt, bis die Person in Bereitschaft abnimmt.
Sie können zudem eine Quittierung per Tastendruck verlangen, zum Beispiel mit der Sterntaste.
E-Mail-Alarme: das Fazit
Planitel stellt nicht nur sicher, dass keine wichtige E-Mail verloren geht, sondern verkürzt auch die Reaktionszeiten.
Durch die Planung der Bereitschaftsdienste und die Einrichtung der passenden Alarme sorgt Planitel dafür, dass die richtigen Personen schnell informiert werden – für eine rasche und wirksame Reaktion im Notfall.