Automatische Anrufweiterleitung
Eine kurze Geschichte der Anrufweiterleitung
Anfang der 1980er-Jahre begann France Télécom (heute Orange), die Anrufweiterleitung per einfachem Code auf Tastentelefonen anzubieten.
Möglich wurde dies durch die Verbreitung des Tonwahlverfahrens, als DTMF-Tastaturen nach und nach die Wählscheibentelefone ablösten.
Durch Eingabe eines kurzen Codes (etwa *21*) gefolgt von der Zielnummer wurden alle Anrufe umgeleitet, ohne dass der Anrufer etwas davon bemerkte.
Unternehmen hatten auf diesen Dienst gewartet: Er ersparte ihnen das schlechte Bild eines Telefons, das mitten am Tag auf die Mailbox umschaltet.
Warum die Anrufweiterleitung automatisieren?
Die ersten Lösungen zur Anrufweiterleitung erforderten ein menschliches Eingreifen (Codes mussten gewählt werden), und Fehler oder Versäumnisse waren an der Tagesordnung. Nach einer Störung oder bei Abwesenheit blieben geschäftliche Anrufe unbeantwortet.
Die automatische Anrufweiterleitung ist der beste Weg zu einer zuverlässigen Rufverteilung ohne menschliches Zutun. Durch die Kombination einer einzigen Nummer mit einem Online-Plan können Sie mit Planitel Weiterleitungen Monate im Voraus programmieren, Anrufe in Echtzeit verfolgen und Szenarien bei Nichtannahme einrichten (Kaskadenanrufe an Ersatzkontakte).
Ob Gesundheitswesen, Vereine oder Industrie: Kritische Anrufe gehen ohne Unterbrechung durch, und das Risiko von Fehlern und verlorenen Notrufen entfällt.
Wie funktioniert die automatische Anrufweiterleitung?
Die Anforderungen haben sich verändert – und mit ihnen die Werkzeuge zur Steuerung der Anrufverteilung.
Die Anrufweiterleitung lässt sich heute im Voraus programmieren und kann mehrere Mobiltelefone in Kaskade anrufen.
Leiten Sie Ihre Nummer einfach auf einen Telefonplan von Planitel weiter: Die Anrufe werden dann je nach Zeitfenster an die Abteilungen und Mobiltelefone der diensthabenden Personen verteilt – in Kaskade, mit verschiedenen Methoden der Anrufverteilung oder sogar als Parallelanrufe.
Das funktioniert für eine Bereitschaftsnummer, eine Firmenzentrale oder ein Callcenter, das auf mehrere Standorte verteilt ist.
Vorteile der automatischen Anrufweiterleitung
- Keine manuellen Schritte: Schluss mit Codes, die zu einer bestimmten Uhrzeit gewählt werden müssen, und mit vergessenen Weiterleitungen.
- Vorausschauend geplant: Weiterleitungen werden Wochen oder Monate im Voraus geplant, einschließlich Ausnahmen und Übergaben.
- Kaskadenanrufe: Nimmt die erste Person nicht ab, geht der Anruf an die nächste weiter.
- Änderungen aus der Ferne: Der Plan lässt sich von überall in Echtzeit anpassen, etwa nach einem verlorenen Telefon oder bei Krankheit.
Planitel: zeitgesteuerte Anrufweiterleitung, richtig gemacht
Eine Nummer, verknüpft mit einem Online-Plan
Planitel verbindet eine einzige Nummer mit einem dynamischen Plan, den Sie online abrufen können. Die Risiken einer manuellen Anrufbearbeitung entfallen, da die Anrufe automatisch nach einem festgelegten Kalender an die zuständigen Ansprechpartner geleitet werden.
Eine Hotline oder ein Notdienst bleibt rund um die Uhr erreichbar, ganz ohne menschliches Eingreifen. Über eine sichere, benutzerfreundliche Oberfläche lassen sich Zuweisungen in Echtzeit ändern, auch aus der Ferne. Jeder Anruf wird protokolliert, und Statistiken stehen in einem individuellen Dashboard zur Verfügung.
Einfache, flexible Planung Monate im Voraus
Bereitschaftsdienste werden mehrere Monate im Voraus geplant, was für mehr Stabilität sorgt. Eine Krankenhausabteilung kann so beispielsweise ein ganzes Quartal an Bereitschaftsdiensten planen, einschließlich Ausnahmen und Vertretungsteams. Nimmt niemand ab, wird der Anruf automatisch an einen Ersatzkontakt oder an die Mailbox weitergeleitet, und die Nachricht wird per E-Mail oder SMS zugestellt.
Diese Automatisierung reduziert menschliche Fehler und Dienstunterbrechungen. Zu den Überwachungsfunktionen gehören Warnungen bei nicht besetzten Zeiträumen, und die Anbindung an CRM-/ERP-Tools erleichtert die Abstimmung zwischen Abteilungen. Die Lösung wird im Gesundheitswesen, bei erneuerbaren Energien und in öffentlichen Diensten eingesetzt und bewältigt jedes Volumen – von wenigen gelegentlichen Anrufen bis zum hohen Aufkommen dezentraler Teams.
Weitere fortschrittliche Funktionen der Anrufweiterleitung
Präzise Nachverfolgung und vollständiger Anrufverlauf
Planitel verfolgt Anrufe in Echtzeit und sorgt so für volle Transparenz. Verantwortliche können detaillierte Statistiken einsehen: Anzahl eingegangener Anrufe, durchschnittliche Dauer, Annahmequote.
Diese Daten belegen, dass der Bereitschaftsdienst abgedeckt ist, und helfen bei der Feinabstimmung der Pläne. Ein Bereitschaftsteam kann Anrufspitzen erkennen und seine Dienstrotation entsprechend anpassen.
Eskalationsszenarien und intelligente Behandlung nicht angenommener Anrufe
Bleibt ein Anruf unbeantwortet, löst Planitel automatisch konfigurierbare Szenarien bei Nichtannahme aus. Nach einer festgelegten Wartezeit wird der Anruf an Ersatzkontakte weitergegeben, sodass Notfälle schnell bearbeitet werden.
So werden die Risiken einer manuellen Weiterleitung vermieden. Das System benachrichtigt die Teams per SMS- oder E-Mail-Alarm.
- Zuverlässigkeit: Dank Eskalationsszenarien wird jeder Anruf beantwortet.
- Flexibilität: Der Plan passt sich Unvorhergesehenem an, etwa einer dringenden Vertretung.
- Nachvollziehbarkeit: Eine detaillierte Nachverfolgung hält den Dienst jederzeit unter Kontrolle.
- Sicherheit: Der automatisierte Ablauf beseitigt die Risiken manueller Eingriffe.
Diese Funktionen eignen sich für alle Branchen und sichern die Kontinuität des Dienstes sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Sie sind ideal für Krankenhäuser, Rathäuser und technische Hotlines.
Automatische Anrufweiterleitung in allen Branchen
Mit seinem programmierbaren, sicheren System passt sich Planitel den vielen Branchen an, in denen ein unterbrechungsfreier Dienst gefordert ist. Die intuitive Oberfläche vereinfacht die Verwaltung des Bereitschaftsdienstes, mit Eskalation, wenn ein Anruf unbeantwortet bleibt.
- Gesundheitswesen: Krankenhäuser, Kliniken, Pflegeheime, Bereitschaftsärzte
- Öffentliche Dienste: Rathäuser, Bereitschaft von Mandatsträgern und technischen Diensten (Wasser, Straßen)
- IT und Wartung: IT-Dienstleister und Aufzugstechniker mit einer Hotline rund um die Uhr
- Vereine: Hilfetelefone, die von Ehrenamtlichen betreut werden
- Energie: Wartung von Wind- und Solarparks, Industrieanlagen
Planitel bietet eine moderne, zuverlässige Bearbeitung von Notrufen.