Automatisierte telefonische Rufbereitschaft: kein verpasster Anruf, rund um die Uhr
Was ist eine telefonische Rufbereitschaft?
Eine telefonische Rufbereitschaft ist ein festgelegter Zeitraum, in dem eine Telefonleitung geöffnet und besetzt bleibt, damit jeder eingehende Anruf angenommen und bearbeitet wird – insbesondere im Notfall oder wann immer die Kontinuität eines Dienstes oder einer Betreuung sichergestellt werden muss.
Damit das zuverlässig funktioniert, ist eine besondere Organisation nötig: ein Plan der Personen, die für die Annahme der Anrufe zur Verfügung stehen, und die technische Ausstattung, um diese Anrufe tatsächlich zu bearbeiten.
Formen der telefonischen Rufbereitschaft
Eine telefonische Rufbereitschaft kann intern von den eigenen Teams der Organisation betrieben oder an einen spezialisierten Telefonservice-Dienstleister ausgelagert werden.
Bei einem internen Betrieb kennen die Mitarbeitenden den Kontext und die internen Abläufe besser. Sie haben Zugriff auf die Vorgangshistorie, direkten Zugang zu den internen Werkzeugen und können – gerade im Notfall – schnell die richtige Entscheidung treffen.
Wie verwalten Sie Ihre Bereitschaftsnummer?
Das benötigen Sie, um eine telefonische Bereitschaftsleitung einzurichten:
- Eine einheitliche Rufnummer für eingehende Anrufe.
- Ein festgelegtes Bereitschaftsteam.
- Einen einfach zu bedienenden Bereitschaftsplan zur Organisation der Dienste.
- Eine Möglichkeit, jedes Teammitglied zu Beginn seines Dienstes zu benachrichtigen.
- Eine automatische Weiterleitung von der einheitlichen Nummer an die eingeplante Person.
- Eskalationsmöglichkeiten, wenn niemand antwortet.
- Einen festgelegten Notfallplan, falls das Bereitschaftsteam nicht erreichbar ist.
- Eine genaue Nachverfolgung der Bereitschafts- und Notrufe.
Planitel: die Komplettlösung für Ihre telefonische Rufbereitschaft
Indem Planitel Ihre Bereitschaftsnummer mit einem online zugänglichen Bereitschaftsplan verknüpft, sichert es jeden Bereitschafts- und Notruf ab und erleichtert die Organisation Ihrer Dienste erheblich.
Wahl Ihrer Rufnummer
Behalten Sie Ihre bestehende Bereitschaftsnummer oder lassen Sie sich von Planitel eine neue, mit Ihrem Bereitschaftsplan verknüpfte Nummer bereitstellen.
Erstellung des Bereitschaftsplans
Der Bereitschaftsplan Ihres Teams lässt sich Monate im Voraus erstellen – dank Kopierfunktionen und vordefinierter Bereitschaftszeiträume ganz einfach.
Automatische Anrufweiterleitung
Schluss mit manuellen Rufumleitungen und mit dem Bereitschaftshandy, das von Hand zu Hand geht.
Dank der automatischen Weiterleitung werden Anrufe selbstständig an die eingeplante Bereitschaftsperson umgeleitet. Das schließt Fehler durch manuelle Änderungen aus, garantiert einen unterbrechungsfreien Dienst und vereinfacht die interne Organisation erheblich.
Änderungen in Echtzeit
Bei einem ungeplanten Ausfall oder einer Telefonstörung lässt sich der Bereitschaftsplan jederzeit und von überall in Sekunden anpassen.
Jede Änderung wirkt sich sofort auf die Anrufweiterleitung aus.
Eskalationsszenarien
- Eskalieren Sie Anrufe ohne Begrenzung an weitere Personen – nach Ihren eigenen Einstellungen (Klingeldauer, Wiederholungsversuche usw.).
- Wenn das Bereitschaftsteam nicht antwortet, leiten Sie den Anruf an eine vorgesetzte Person weiter.
- Richten Sie eine individuelle Mailbox ein, deren Nachrichten per E-Mail zugestellt werden.
- Und vieles mehr.
Alarme
Planitel bietet Ihnen eine große Auswahl an E-Mail- und SMS-Alarmen:
- Benachrichtigen Sie Ihr Team über bevorstehende Bereitschaftszeiten (mehrere Erinnerungen im Vorfeld)
- Lassen Sie sich alarmieren, sobald ein Anruf eingeht
- Lassen Sie sich alarmieren, wenn ein Anruf unbeantwortet bleibt
- Lassen Sie sich alarmieren, wenn eine Sprachnachricht hinterlassen wird
- Lassen Sie sich alarmieren, wenn der Bereitschaftsplan nicht ausgefüllt wurde
- Und vieles mehr
Für weitere Informationen nutzen Sie unser Kontaktformular.