Vídeo: la interfaz del cuadrante de guardias de Planitel

Transcripción del vídeo

Introducción y acceso a la cuenta

Hola, me llamo Antoine. He aquí una rápida presentación de Planitel. Para acceder a su cuenta, basta con conectarse al sitio de Planitel. Esto le llevará directamente a la zona de gestión de horarios, que actualmente está vacía. Por ejemplo, ya tenemos tres usuarios que pueden atender llamadas. Tenga en cuenta que un usuario puede ser una persona, un departamento o una oficina.

Creación de usuarios

Lo primero que hay que hacer para utilizar esta agenda es crear usuarios. En esta página tiene todos los usuarios que ha introducido previamente. Puede modificarlos o eliminarlos en cualquier momento. Para añadir un usuario, solo tiene que introducir aquí la siguiente información: nombre, número de teléfono principal. El tiempo de llamada corresponde al tiempo máximo de espera en este número. Si configura la confirmación de aceptación de llamada mediante la tecla asterisco, evitará que la persona que llama acabe en el contestador automático de la persona de guardia. Puede añadir uno o varios números para el mismo usuario. También puede autorizar al usuario a acceder a la agenda asignándole determinados derechos. Por último, para que su agenda sea más visual, elija un color para cada uno de sus usuarios. Encontrará el usuario Jean, que ha sido creado, en la lista, así como en la parte superior derecha, en la gestión de la planificación.

Rellenar el cuadrante de guardias

Ahora vamos a ver cómo se crea el horario. Para rellenar el horario, solo tiene que arrastrar a la persona de guardia al horario y, a continuación, ampliar la franja horaria. También puede cambiar las horas de guardia haciendo clic en esta zona. Y si Jean también está de guardia de lunes a viernes, puede repetir fácilmente la guardia a lo largo de la semana. Por supuesto, puede poner a varias personas en la misma franja horaria.

Guardias predefinidas

Pero si tiene horarios de guardia fijos, por ejemplo por la noche de las 19 a las 8, puede crear un horario de guardia predefinido. En nuestro ejemplo, el período de guardia dura 13 horas y comienza a las 19. Cuando vuelva al horario, solo tiene que activar el modo de guardia predefinida. La introducción es automática y muy rápida.

Semana estándar y exportación a Excel

Puede copiar su semana o utilizar una semana estándar. Aquí puede exportar su horario a Excel. También puede ver su horario por días y por meses.

Mensajes de bienvenida y de espera

Planitel le ofrece varias opciones. Esta pestaña, por ejemplo, le permite añadir saludos no interrumpibles, así como mensajes de espera mientras se marca el número.

Destino por defecto si nadie responde

El destino por defecto es muy importante, ya que le permite gestionar los casos en los que la agenda no se ha rellenado, pero sobre todo aquellos en los que las personas de guardia previstas en la agenda no han contestado. En ambos casos, puede añadir una redirección a uno o varios números de supervisor o emitir un mensaje de audio con la opción de un sistema de mensajería.

Estadísticas de llamadas

Las estadísticas pueden consultarse en cualquier momento para ver el número de horas de comunicación, los detalles de los números a los que se ha llamado y, por supuesto, el nombre de la persona que ha atendido la llamada.

Modos de distribución de llamadas

Cuando hay varias personas en la misma franja horaria, se puede elegir cómo se distribuyen las llamadas: bien según el orden en que se introducen en el horario, bien según una prioridad que usted define para cada usuario, o bien equilibrando el número de llamadas recibidas por cada usuario. Por último, para cada franja horaria, el escenario en cascada puede repetirse varias veces antes de que la llamada se considere no atendida.

Opciones: avisos por SMS y menú de voz

Estas son las principales características de Planitel. Tenga en cuenta que existen otras opciones, como avisos por SMS al inicio de la guardia, avisos por SMS para cada llamada o un menú de voz para seleccionar diferentes horarios. Gracias por su atención. Hasta pronto.