Alerter en cas de mail urgent
Comment alerter une équipe d'astreinte lorsqu'un mail urgent est reçu?
Lorsqu'un mail urgent est envoyé par une personne physique ou par un automate, il peut nécessiter une réaction rapide des équipes de décision ou d'intervention.
Cependant, avec les messageries classiques, il n'est pas garanti que l'arrivée d'un mail soit remarquée, en particulier en dehors des heures de travail.
Il est donc crucial de mettre en place un système permettant d'alerter uniquement les personnes d'astreinte pendant leurs heures de service, afin de ne pas déranger les autres membres de l'équipe.
Planifier les personnes d'astreinte concernées par le mail
La solution Planitel permet de planifier efficacement les astreintes. En plus de transférer automatiquement les appels vers les personnes d'astreinte, Planitel propose de programmer des alertes lors de la réception de mails importants.
Cette fonctionnalité permet d'envoyer des alertes lors de l'arrivée d'un mail urgent uniquement aux personnes inscrites au planning d'astreinte, évitant ainsi de perturber les autres membres de l'équipe.
Choisir les mails importants pour activer l'Alerte Mail
Avec l'alerte mail de Planitel, vous pouvez définir des critères pour sélectionner les mails importants qui nécessitent une alerte :
- Adresse spécifique : Filtrer les mails reçus sur une adresse dédiée aux urgences.
- Objet du mail : Prendre en compte uniquement les mails comportant un mot-clé précis dans l'objet.
- Contenu du message : Détecter la présence d'un code, d'un mot ou d'une phrase spécifique dans le texte du mail.
Actions en cas d'arrivée de mail important
Planitel permet de programmer plusieurs types d'alertes pour informer les personnes d'astreinte de l'arrivée d'un mail important :
- Retransmission immédiate du mail : Le mail est directement renvoyé aux personnes d'astreinte.
- Envoi automatique de SMS : Un SMS est généré pour avertir les personnes d'astreinte qu'un mail important est arrivé.
- Appel automatique : Un appel téléphonique est déclenché automatiquement avec un message préenregistré.
Ce dernier type d'alerte est particulièrement efficace car le téléphone sonne jusqu'à ce que la personne d'astreinte réponde. De plus, une confirmation de réception peut être demandée via une touche, comme la touche étoile.
Conclusion Alerte Mail
L'outil Planitel permet non seulement de sécuriser la réception de mails importants mais aussi de réduire les temps de réaction.
En planifiant les astreintes et en programmant des alertes adaptées, Planitel assure que les personnes appropriées sont informées rapidement, garantissant ainsi une intervention efficace et rapide en cas d'urgence.