Video: die Planitel-Oberfläche für den Bereitschaftsplan

Transkript des Videos

Einführung und Zugang zum Konto

Hallo, mein Name ist Antoine. Hier eine kurze Einführung in Planitel. Um auf Ihr Konto zuzugreifen, melden Sie sich einfach auf der Planitel-Website an. Sie gelangen dann direkt in den Bereich der Planverwaltung, der derzeit noch leer ist. Als Beispiel haben wir bereits drei Benutzer, die Anrufe annehmen können. Beachten Sie, dass ein Benutzer eine Person, eine Abteilung oder ein Büro sein kann.

Benutzer anlegen

Um diesen Kalender zu nutzen, legen Sie zunächst Benutzer an. Auf dieser Seite finden Sie alle bereits erfassten Benutzer. Sie können sie jederzeit ändern oder löschen. Um einen Benutzer hinzuzufügen, geben Sie hier einfach folgende Informationen ein: Name und Haupttelefonnummer. Die Klingeldauer entspricht der maximalen Wartezeit auf dieser Nummer. Wenn Sie die Bestätigung der Anrufannahme über die Sterntaste einrichten, vermeiden Sie, dass der Anrufer auf dem Anrufbeantworter der Bereitschaftsperson landet. Sie können für denselben Benutzer eine oder mehrere Nummern hinzufügen. Sie können dem Benutzer auch Zugriff auf den Plan gewähren, indem Sie ihm bestimmte Rechte zuweisen. Um Ihren Plan übersichtlicher zu gestalten, wählen Sie schließlich für jeden Benutzer eine Farbe. Der Benutzer Jean erscheint nun in der Liste sowie oben rechts in der Planverwaltung.

Den Bereitschaftsplan ausfüllen

Sehen wir uns nun an, wie man einen Plan erstellt. Um den Plan auszufüllen, ziehen Sie die Bereitschaftsperson einfach in den Plan und erweitern dann das Zeitfenster. Sie können die Bereitschaftszeiten auch ändern, indem Sie auf diesen Bereich klicken. Und wenn Jean auch von Montag bis Freitag Bereitschaft hat, können Sie den Bereitschaftszeitraum ganz einfach für die ganze Woche wiederholen. Selbstverständlich können Sie mehrere Personen in dasselbe Zeitfenster eintragen.

Vordefinierte Bereitschaftszeiträume

Wenn Sie jedoch feste Bereitschaftszeiten haben, zum Beispiel nachts von 19 bis 8 Uhr, können Sie einen vordefinierten Bereitschaftszeitraum anlegen. In unserem Beispiel dauert die Bereitschaft 13 Stunden und beginnt um 19 Uhr. Wenn Sie zum Plan zurückkehren, aktivieren Sie einfach den Modus für vordefinierte Bereitschaft: Die Eingabe erfolgt automatisch und sehr schnell.

Standardwoche und Excel-Export

Sie können Ihre Woche kopieren oder eine Standardwoche verwenden. Hier können Sie Ihren Plan nach Excel exportieren. Sie können Ihren Plan auch nach Tag und nach Monat anzeigen.

Begrüßungs- und Wartenachrichten

Mit Planitel stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Über diese Registerkarte können Sie zum Beispiel nicht unterbrechbare Begrüßungsansagen sowie Wartenachrichten während des Wählvorgangs hinzufügen.

Standardziel, wenn niemand antwortet

Das Standardziel ist sehr wichtig, denn damit regeln Sie sowohl die Fälle, in denen der Plan nicht ausgefüllt wurde, als auch vor allem die Fälle, in denen die eingeplanten Bereitschaftspersonen nicht geantwortet haben. In beiden Fällen können Sie entweder eine Weiterleitung an eine oder mehrere Nummern von Vorgesetzten einrichten oder eine Sprachansage abspielen, optional mit einer Mailbox.

Anrufstatistiken

Die Statistiken können jederzeit eingesehen werden, um die Anzahl der Gesprächsstunden, die Details der angerufenen Nummern und natürlich den Namen der Person zu sehen, die den Anruf bearbeitet hat.

Modi der Anrufverteilung

Wenn mehrere Personen im selben Zeitfenster eingetragen sind, können Sie wählen, wie die Anrufe verteilt werden: entweder nach der Reihenfolge der Eintragung im Plan, nach einer Priorität, die Sie für jeden Benutzer festlegen, oder durch einen Ausgleich der Anzahl der Anrufe, die jeder Benutzer erhält. Schließlich kann für jedes Zeitfenster das Kaskadenszenario mehrmals wiederholt werden, bevor der Anruf als unbeantwortet gilt.

Optionen: SMS-Alarme und Sprachmenü

Das sind die wichtigsten Funktionen von Planitel. Beachten Sie, dass zahlreiche weitere Optionen möglich sind, etwa SMS-Alarme bei Beginn der Bereitschaft, SMS-Alarme bei jedem Anruf oder ein Sprachmenü zur Auswahl verschiedener Pläne. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wir hoffen, Sie bald wiederzusehen.